Como enviar a mensagem certa para as pessoas certas? Com tantos aparelhos para nos mantermos ligado 24 horas por dia, 7 dias por semana, ficar em contacto nunca foi tão fácil, mas necessitamos de um conjunto de regras para o fazermos corretamente…

92 Desvantagens e mails - Desvantagens dos e-mails

Desvantagens dos e-mails

O seu tom pode ser mal interpretado, o seu computador pode avariar (escritórios inteiros ficam parados quando o e-mail fica imobilizado), deixa de falar com pessoas que estão a poucos metros de si e permite fáceis facadas nas costas no ambiente do escritório.

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91 Vantagens e mails - Vantagens dos e-mails

Vantagens dos e-mails

Toda a informação enviada fica armazenada, pode manter um registo daquilo que foi enviado e dito, pode copiar outros e pode copiar sem os outros saberem…

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99 Faxes da vida - Faxes da vida

Faxes da vida

Lembra-se dos faxes? Ocasionalmente ainda lhe podem pedir para enviar um, por isso verifique sempre como funcionam as máquinas de fax e onde ficam quando se muda para uma nova empresa. Se alguém pede um fax, não diga: “É um e-mail ou nada, seu dinossauro”. Algumas pessoas preferem faxes e as pilhas de papéis que acarretam.

Se possível, quando envia um fax, use papel com cabeçalho já impresso e imprima o número de folhas enviadas e o nome a quem é destinado de forma legível. Os faxes são mais formais que os e-mail ou os memorandos – devem incluir a data, os seus contactos e assinar “atentamente2 (se se conhecem) ou “com afecto” (se já se encontraram algumas vezes). Verifique se recebe a confirmação de envio ou telefone de seguida para se certificar que chegou ao seu destino.

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87 Voltar a escreber - Vou escrever novamente...

Vou escrever novamente…

Entrar em contacto com pessoas passado muito tempo é sempre difícil, mas por vezes vale a pena fazer o esforço. Provavelmente elas também estarão com saudades suas.

Um dos tipos de cartas mais difíceis de escrever é a um velho amigo com quem se zangou. Você foi horrível, ele foi grosseiro consigo e antes de dar por isso já passou um ano e muito rancor. Com o tempo, as coisas normalmente arrefecem e você invariavelmente percebe que precisa desta pessoa na sua vida, por isso experimente mandar um cartão de Natal com uma carta dizendo o quanto sente a falta dele e que a vida é demasiado curta para cometer um tal erro. Tem noventa por cento de hipóteses de ele entrar em contacto consigo – escrever dá a alguém tempo para pensar na sua reação e vocês têm uma boa oportunidade de se tornarem novamente amigos. É o poder da caneta!

Nunca pense que é demasiado tarde, ou que são ambos demasiado diferentes, ou que a esqueceram. Mesmo que isso tenha acontecido, será uma bela viagem ao passado. Procure informações através de amigos mútuos, sites na Internet ou experimente a última morada que tem dele… pode ser que a mãe ainda lá viva. Não seja demasiado intrometida nem possessiva. Conte-lhe os últimos acontecimentos que se deram consigo e lembre-lhe os bons velhos tempos. Forneça-lhe o seu endereço de e-mail e número de telefone – todas as opções são válidas quando já não fala com alguém há muito tempo.

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93 Como escrever um e mail - Como escrever um e-mail

Como escrever um e-mail

1. O e-mail serve para poupar tempo, por isso não o escreva como se fosse uma carta, com data, endereço e cumprimentos formais. Seja breve e vá direta ao assunto.

2. Referencie os e-mails com clareza na janela de assunto. Atualize o assunto se o mesmo e-mail é enviado de um lado para o outro ou é reenviado para outra pessoa.

3. As letras maiúsculas podem ser sinal de má educação se fora do contexto. Pode querer dar ênfase a um ponto e outros pensarão que está zangada, a gritar ou impaciente. Escreva apenas maiúsculas numa palavra se quiser causar um impacto dramático.

4. Não tente ser divertida nem sarcástica – isso é impossível de digitar.

5. Tente não escrever mais do que um ecrã de texto. A maior parte das pessoas lê os e-mails no trabalho e têm pouco tempo para o fazer.

6. Não envie ficheiros aborrecidos nem cartas em cadeia. Elas não funcionam ou, se as conseguir abrir, pensa sempre por que razão se deu a esse trabalho. Se não consegue enviar um e-mail pessoal, não envie de todo. As circulares são um veneno para a vida das pessoas muito ocupadas.

7. Não fique zangada se não receber uma resposta imediata. Todos têm o seu horário próprio. Se for muito urgente, agarre no telefone e fale.

8. Não tente tratar de um assunto preocupante via e-mail. Seja corajosa e vá falar pessoalmente com as pessoas ou telefone-lhes. Os problemas resolvem-se mais depressa e em privado, se for necessário, e não terá pesadelos sobre o que a espera na sua caixa de correio de e-mail na manhã seguinte.

9. Verifique o endereço dc e-mail cuidadosamente antes de enviar uma mensagem. Esteja atenta.

10. Não escreva nada num e-mail que não deseje que o seu patrão saiba. A maioria das empresas monitorizam-nos e os tipos da cave frequentemente recebem ordens para os armazenar durante um determinado período de tempo. Por vezes os computadores das empresas estão programados para detetar palavras menos próprias e conversas anti-empresa, por isso tenha cuidado.

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96 Enviar a mensagem certa - Enviar a mensagem certa

Enviar a mensagem certa

Gravar a sua própria mensagem no atendedor de chamadas é a oportunidade que dá a todos de vislumbrar a sua personalidade. Um breve e profissional “Não estou disponível de momento. Por favor deixe o seu nome e número e eu ligo assim que puder” é sempre educado. Uma mensagem descarada e amigável (Olá, jeitoso! Deixa o teu número e eu ligo se estiver para aí virada) pode divertir os seus amigos na primeira vez que a ouvirem, mas aborrece o seu contabilista. Uma canção pode ser engraçada, mas rapidamente se torna aborrecida e é um desperdício de segundos valiosos na vida ativa de uma mulher moderna. Nunca pragueje, arrote ou faça uma afirmação política. Não deixe o seu endereço nem outros números dc telefone.

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