Como enviar a mensagem certa para as pessoas certas? Com tantos aparelhos para nos mantermos ligado 24 horas por dia, 7 dias por semana, ficar em contacto nunca foi tão fácil, mas necessitamos de um conjunto de regras para o fazermos corretamente…

85 Escrever uma carta - Como escrever uma carta que as pessoas desejam ler

Como escrever uma carta que as pessoas desejam ler

Tente não analisar o seu estilo de escrita nem se preocupar demais com a ortografia e a pontuação. Desde que a carta seja legível e bem-intencionada, os amigos não se preocuparão com os pormenores. Tendo dito isto, se for correspondência oficial ou importante, os dicionários (eletrónicos ou outros) existem por alguma razão e podem ajudar muito para que a sua mensagem seja levada a sério.

Se for um bilhete pessoal, escreva com clareza numa folha vazia. Não perca tempo se a sua mão lhe doer após anos de utilização de computadores – vá direita aos acontecimentos, pessoas e sentimentos desde que se viram pela última vez. Inclua fotografias, se as tiver, e o recetor as desejar. Pergunte mais do que apenas como se sentem – lembrete das preocupações e das mudanças e escreva perguntando por estas, Despeça-se assinando da forma que quiser, com afeição genuína e muitos beijos.

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99 Faxes da vida - Faxes da vida

Faxes da vida

Lembra-se dos faxes? Ocasionalmente ainda lhe podem pedir para enviar um, por isso verifique sempre como funcionam as máquinas de fax e onde ficam quando se muda para uma nova empresa. Se alguém pede um fax, não diga: “É um e-mail ou nada, seu dinossauro”. Algumas pessoas preferem faxes e as pilhas de papéis que acarretam.

Se possível, quando envia um fax, use papel com cabeçalho já impresso e imprima o número de folhas enviadas e o nome a quem é destinado de forma legível. Os faxes são mais formais que os e-mail ou os memorandos – devem incluir a data, os seus contactos e assinar “atentamente2 (se se conhecem) ou “com afecto” (se já se encontraram algumas vezes). Verifique se recebe a confirmação de envio ou telefone de seguida para se certificar que chegou ao seu destino.

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Segredos de sucesso - Segredos de sucesso

Segredos de sucesso

♦ Ouvir mais e falar menos pode ser a regra quando fala frente a frente com alguém, mas quando envia e-mails, telefona ou escreve, tem de ser você a estabelecer o ritmo e dar notícias. Não há nada pior que uma pessoa calada ao telefone ou um e-mail cheio de perguntas em vez de histórias animadas.

♦ Comece sempre uma carta, um e-mail ou um telefonema com um sincero “Como estás?” As boas maneiras não custam nada, lembra-se?

♦ Tenha cuidado com o sistema de alta-voz. Não quer, com certeza, que os colegas do seu namorado se riam à sua custa.

♦ Se existem vírus no seu computador pessoal ou da empresa avise as pessoas da sua agenda logo que possível.

♦ Os e-mails podem ser tão sentimentais como as cartas. Imprima os especiais e guarde-os, para o caso do servidor ser limpo.

♦ Se puder entrar cm contacto com alguém pela linha telefónica normal, faça-o. Os telemóveis podem ser inconvenientes e uma má recepção pode levá-la a gritar.

♦ Evite telefonar ou enviar e-mails quando está embriagada ou zangada. Vai arrepender-se… Dê tempo para ficar sóbria ou conte até dez antes de fazer o contacto.

♦ Todas as mulheres modernas devem ter uma agenda de contactos atualizada, selos e papel de carta para escrever sempre que precisarem. As cartas são antiquadas, mas constituem sempre uma boa surpresa.

♦ Perseguir alguém via telefone ou e-mail continua a ser perseguir alguém.

♦ Verifique as suas mensagens regularmente e responda aos telefonemas logo que possível. O mesmo se aplica aos e-mails.

♦ A correspondência por fax ou correio obriga-a a ser mais cuidadosa sobre o que escreve, por isso trate de assuntos formais ou legais desta forma.

♦ Quando sai com pessoas novas, dê o número de telemóvel e não o telefone de casa.

♦ Quando utiliza o telemóvel, use o auricular com cuidado – as pessoas podem pensar que é maluca ou que está a falar sozinha. Se mantiver a conversa breve, não terá de se preocupar.

♦ Se o seu telefone tocar durante uma conversa cara a cara com outra pessoa, ignore-o (especialmente se estiver a falar com o seu patrão) ou desligue-o e as pessoas que deixem mensagens. Ponha-o também no modo silencioso.

♦ Se alguém não respondeu à sua carta, e-mail ou telefonema após três tentativas, é porque não o quer fazer. Esqueça.

♦ Tente evitar telefonar para linhas de valor acrescentado: eles não conseguem prever o seu futuro, encontrar o amor da sua vida nem proporcionar-lhe uma atmosfera festiva… somente uma conta astronómica para pagar.

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91 Vantagens e mails - Vantagens dos e-mails

Vantagens dos e-mails

Toda a informação enviada fica armazenada, pode manter um registo daquilo que foi enviado e dito, pode copiar outros e pode copiar sem os outros saberem…

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95 Como deixar mensagens - Como deixar mensagens

Como deixar mensagens

Muitas pessoas assustam-se com o bip do atendedor de chamadas e desligam automaticamente em vez de deixar uma mensagem intervalada de silêncios e vacilações sobre o que dizer a um amigo ou, pior, a um cliente. Não há necessidade. Lembre-se do seguinte:

♦ Todos soamos de forma estranha em atendedores de chamadas, por isso não se preocupe com o seu tom ou pronúncia.

♦ Ninguém está a analisar o que está a dizer, espera apenas pela mensagem básica.

♦ Seja breve, pois não deseja ser interrompida a meio de uma frase.

♦ Vá direta ao assunto. Se entrar em pânico e não conseguir pensar, diga só o seu nome, a hora a que ligou e o número de telefone.

♦ Se for uma pessoa que conheça bem, não se preocupe em ser formal – fale como se estivesse frente a frente com a pessoa.

♦ Não deixe uma mensagem rude ou pessoal num atendedor de chamadas. Pode haver alguém que a oiça antes da pessoa a quem era destinada a mensagem. Da mesma forma, não diga: “Estou a ligar para saber novidades do teu encontro escaldante”, não vá a mãe da sua amiga entrar e ouvir.

♦ As mensagens por vezes perdem-se ou ficam distorcidas, por isso, se não lhe responderem dentro de 24 horas, telefone novamente. Não vai parecer desesperada.

♦ Não deixe dez mensagens no espaço de uma hora. Dê tempo à pessoa para verificar o atendedor.

♦ Não minta se está a ligar de algum local onde não devesse estar. O seu destinatário pode ouvir um anúncio de comboio ao fundo ou verificar o número de onde ligou.

♦  Deixar mensagem pode ser bom se quiser lembrar alguém de algo mas sem desejar ficar muito tempo ao telefone na conversa. Deixe uma mensagem enquanto a pessoa está a trabalhar, etc.

♦ Pratique deixando mensagens para si própria. Pode afinar o seu discurso e lembrar a si mesma que tem de levar o equipamento da ginástica no dia seguinte.

♦ Enquanto estamos a falar de etiqueta em mensagens, anote sempre as suas próprias mensagens cuidadosamente. Se está ao telefone com alguém e não tem uma caneta à mão, seja franca e peça para lhe telefonarem mais tarde.

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97 Telemóveis - Telemóveis

Telemóveis

Ter um telemóvel já não é raro nem novo, por isso não há nada para exibir. Lembre-se que você e a sua vida não são o centro do universo, por isso nem todos querem ouvir as suas conversas. Se está num local repleto de gente, vá para o exterior ou para um sítio mais privado, e se tiver de gritar, por exemplo, no comboio, desligue e volte a ligar numa altura mais apropriada. Pode achar que os seus planos para esta noite merecem audiência, mas os pobres e cansados viajantes não.

Da mesma forma, preste atenção ao volume e ao som do seu toque – alguns são muito mais irritantes que outros – e faça um teste com os seus amigos pedindo honestidade se não conseguir perceber o que pode ser ofensivo auditivamente.

Muitas pessoas ficam perturbadas com as regras de atendimento do telemóvel de outras pessoas. Existe uma regra simples. O que faria se estivesse sozinha na casa de outra pessoa e o telefone começasse a tocar? Se acha que não seria capaz de atender, então aplique a mesma lógica. Além disso, se ela estivesse à espera de uma chamada urgente teria levado o telemóvel com ela.

Uma das grandes vantagens do telemóvel é que existe um registo da pessoa que ligou e também mensagens, por isso não há necessidade de ficar preocupada.

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