Como enviar a mensagem certa para as pessoas certas? Com tantos aparelhos para nos mantermos ligado 24 horas por dia, 7 dias por semana, ficar em contacto nunca foi tão fácil, mas necessitamos de um conjunto de regras para o fazermos corretamente…

90 Ler correio de outros - Abrir o correio dos outros

Abrir o correio dos outros

Todos precisam de privacidade. Isco devia ser óbvio. Não deveria ter de estabelecer esta regra básica com aqueles com quem vive ou trabalha, mas ocasionalmente vale a pena.

E nem pense que depois de iniciada uma relação cada um perdeu o direito de manter segredos. Não estou apenas a falar de coisas emocionais, mas também de correspondência profissional. Se precisam de saber como estão as finanças um do outro, abram uma conta conjunta ou façam um mealheiro para as despesas gerais da casa.

Se chegar correio para outra pessoa e não conseguir realmente resistir a abri-lo, telefone e ofereça-se para abrir as cartas pela outra pessoa enquanto ela está ao telefone. Faça parecer algo tão excitante que não pode esperar para saber o que é. Dê informações do carimbo dos correios e outras pistas. Se ela não quiser que abra a correspondência, respeite isso. Não abra o envelope com vapor. Isso é ser demasiado intrometida.

Se alguém lhe pedir para verificar a correspondência, abra-a e leia-a com brevidade. Se a pessoa quiser saber mais, ela pedirá. Normalmente isto só serve para ela ficar mais descansada e não deve ser tido em conta como um mandado para continuar

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99 Faxes da vida - Faxes da vida

Faxes da vida

Lembra-se dos faxes? Ocasionalmente ainda lhe podem pedir para enviar um, por isso verifique sempre como funcionam as máquinas de fax e onde ficam quando se muda para uma nova empresa. Se alguém pede um fax, não diga: “É um e-mail ou nada, seu dinossauro”. Algumas pessoas preferem faxes e as pilhas de papéis que acarretam.

Se possível, quando envia um fax, use papel com cabeçalho já impresso e imprima o número de folhas enviadas e o nome a quem é destinado de forma legível. Os faxes são mais formais que os e-mail ou os memorandos – devem incluir a data, os seus contactos e assinar “atentamente2 (se se conhecem) ou “com afecto” (se já se encontraram algumas vezes). Verifique se recebe a confirmação de envio ou telefone de seguida para se certificar que chegou ao seu destino.

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97 Telemóveis - Telemóveis

Telemóveis

Ter um telemóvel já não é raro nem novo, por isso não há nada para exibir. Lembre-se que você e a sua vida não são o centro do universo, por isso nem todos querem ouvir as suas conversas. Se está num local repleto de gente, vá para o exterior ou para um sítio mais privado, e se tiver de gritar, por exemplo, no comboio, desligue e volte a ligar numa altura mais apropriada. Pode achar que os seus planos para esta noite merecem audiência, mas os pobres e cansados viajantes não.

Da mesma forma, preste atenção ao volume e ao som do seu toque – alguns são muito mais irritantes que outros – e faça um teste com os seus amigos pedindo honestidade se não conseguir perceber o que pode ser ofensivo auditivamente.

Muitas pessoas ficam perturbadas com as regras de atendimento do telemóvel de outras pessoas. Existe uma regra simples. O que faria se estivesse sozinha na casa de outra pessoa e o telefone começasse a tocar? Se acha que não seria capaz de atender, então aplique a mesma lógica. Além disso, se ela estivesse à espera de uma chamada urgente teria levado o telemóvel com ela.

Uma das grandes vantagens do telemóvel é que existe um registo da pessoa que ligou e também mensagens, por isso não há necessidade de ficar preocupada.

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91 Vantagens e mails - Vantagens dos e-mails

Vantagens dos e-mails

Toda a informação enviada fica armazenada, pode manter um registo daquilo que foi enviado e dito, pode copiar outros e pode copiar sem os outros saberem…

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Segredos de sucesso - Segredos de sucesso

Segredos de sucesso

♦ Ouvir mais e falar menos pode ser a regra quando fala frente a frente com alguém, mas quando envia e-mails, telefona ou escreve, tem de ser você a estabelecer o ritmo e dar notícias. Não há nada pior que uma pessoa calada ao telefone ou um e-mail cheio de perguntas em vez de histórias animadas.

♦ Comece sempre uma carta, um e-mail ou um telefonema com um sincero “Como estás?” As boas maneiras não custam nada, lembra-se?

♦ Tenha cuidado com o sistema de alta-voz. Não quer, com certeza, que os colegas do seu namorado se riam à sua custa.

♦ Se existem vírus no seu computador pessoal ou da empresa avise as pessoas da sua agenda logo que possível.

♦ Os e-mails podem ser tão sentimentais como as cartas. Imprima os especiais e guarde-os, para o caso do servidor ser limpo.

♦ Se puder entrar cm contacto com alguém pela linha telefónica normal, faça-o. Os telemóveis podem ser inconvenientes e uma má recepção pode levá-la a gritar.

♦ Evite telefonar ou enviar e-mails quando está embriagada ou zangada. Vai arrepender-se… Dê tempo para ficar sóbria ou conte até dez antes de fazer o contacto.

♦ Todas as mulheres modernas devem ter uma agenda de contactos atualizada, selos e papel de carta para escrever sempre que precisarem. As cartas são antiquadas, mas constituem sempre uma boa surpresa.

♦ Perseguir alguém via telefone ou e-mail continua a ser perseguir alguém.

♦ Verifique as suas mensagens regularmente e responda aos telefonemas logo que possível. O mesmo se aplica aos e-mails.

♦ A correspondência por fax ou correio obriga-a a ser mais cuidadosa sobre o que escreve, por isso trate de assuntos formais ou legais desta forma.

♦ Quando sai com pessoas novas, dê o número de telemóvel e não o telefone de casa.

♦ Quando utiliza o telemóvel, use o auricular com cuidado – as pessoas podem pensar que é maluca ou que está a falar sozinha. Se mantiver a conversa breve, não terá de se preocupar.

♦ Se o seu telefone tocar durante uma conversa cara a cara com outra pessoa, ignore-o (especialmente se estiver a falar com o seu patrão) ou desligue-o e as pessoas que deixem mensagens. Ponha-o também no modo silencioso.

♦ Se alguém não respondeu à sua carta, e-mail ou telefonema após três tentativas, é porque não o quer fazer. Esqueça.

♦ Tente evitar telefonar para linhas de valor acrescentado: eles não conseguem prever o seu futuro, encontrar o amor da sua vida nem proporcionar-lhe uma atmosfera festiva… somente uma conta astronómica para pagar.

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93 Como escrever um e mail - Como escrever um e-mail

Como escrever um e-mail

1. O e-mail serve para poupar tempo, por isso não o escreva como se fosse uma carta, com data, endereço e cumprimentos formais. Seja breve e vá direta ao assunto.

2. Referencie os e-mails com clareza na janela de assunto. Atualize o assunto se o mesmo e-mail é enviado de um lado para o outro ou é reenviado para outra pessoa.

3. As letras maiúsculas podem ser sinal de má educação se fora do contexto. Pode querer dar ênfase a um ponto e outros pensarão que está zangada, a gritar ou impaciente. Escreva apenas maiúsculas numa palavra se quiser causar um impacto dramático.

4. Não tente ser divertida nem sarcástica – isso é impossível de digitar.

5. Tente não escrever mais do que um ecrã de texto. A maior parte das pessoas lê os e-mails no trabalho e têm pouco tempo para o fazer.

6. Não envie ficheiros aborrecidos nem cartas em cadeia. Elas não funcionam ou, se as conseguir abrir, pensa sempre por que razão se deu a esse trabalho. Se não consegue enviar um e-mail pessoal, não envie de todo. As circulares são um veneno para a vida das pessoas muito ocupadas.

7. Não fique zangada se não receber uma resposta imediata. Todos têm o seu horário próprio. Se for muito urgente, agarre no telefone e fale.

8. Não tente tratar de um assunto preocupante via e-mail. Seja corajosa e vá falar pessoalmente com as pessoas ou telefone-lhes. Os problemas resolvem-se mais depressa e em privado, se for necessário, e não terá pesadelos sobre o que a espera na sua caixa de correio de e-mail na manhã seguinte.

9. Verifique o endereço dc e-mail cuidadosamente antes de enviar uma mensagem. Esteja atenta.

10. Não escreva nada num e-mail que não deseje que o seu patrão saiba. A maioria das empresas monitorizam-nos e os tipos da cave frequentemente recebem ordens para os armazenar durante um determinado período de tempo. Por vezes os computadores das empresas estão programados para detetar palavras menos próprias e conversas anti-empresa, por isso tenha cuidado.

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