Como enviar a mensagem certa para as pessoas certas? Com tantos aparelhos para nos mantermos ligado 24 horas por dia, 7 dias por semana, ficar em contacto nunca foi tão fácil, mas necessitamos de um conjunto de regras para o fazermos corretamente…

97 Telemóveis - Telemóveis

Telemóveis

Ter um telemóvel já não é raro nem novo, por isso não há nada para exibir. Lembre-se que você e a sua vida não são o centro do universo, por isso nem todos querem ouvir as suas conversas. Se está num local repleto de gente, vá para o exterior ou para um sítio mais privado, e se tiver de gritar, por exemplo, no comboio, desligue e volte a ligar numa altura mais apropriada. Pode achar que os seus planos para esta noite merecem audiência, mas os pobres e cansados viajantes não.

Da mesma forma, preste atenção ao volume e ao som do seu toque – alguns são muito mais irritantes que outros – e faça um teste com os seus amigos pedindo honestidade se não conseguir perceber o que pode ser ofensivo auditivamente.

Muitas pessoas ficam perturbadas com as regras de atendimento do telemóvel de outras pessoas. Existe uma regra simples. O que faria se estivesse sozinha na casa de outra pessoa e o telefone começasse a tocar? Se acha que não seria capaz de atender, então aplique a mesma lógica. Além disso, se ela estivesse à espera de uma chamada urgente teria levado o telemóvel com ela.

Uma das grandes vantagens do telemóvel é que existe um registo da pessoa que ligou e também mensagens, por isso não há necessidade de ficar preocupada.

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93 Como escrever um e mail - Como escrever um e-mail

Como escrever um e-mail

1. O e-mail serve para poupar tempo, por isso não o escreva como se fosse uma carta, com data, endereço e cumprimentos formais. Seja breve e vá direta ao assunto.

2. Referencie os e-mails com clareza na janela de assunto. Atualize o assunto se o mesmo e-mail é enviado de um lado para o outro ou é reenviado para outra pessoa.

3. As letras maiúsculas podem ser sinal de má educação se fora do contexto. Pode querer dar ênfase a um ponto e outros pensarão que está zangada, a gritar ou impaciente. Escreva apenas maiúsculas numa palavra se quiser causar um impacto dramático.

4. Não tente ser divertida nem sarcástica – isso é impossível de digitar.

5. Tente não escrever mais do que um ecrã de texto. A maior parte das pessoas lê os e-mails no trabalho e têm pouco tempo para o fazer.

6. Não envie ficheiros aborrecidos nem cartas em cadeia. Elas não funcionam ou, se as conseguir abrir, pensa sempre por que razão se deu a esse trabalho. Se não consegue enviar um e-mail pessoal, não envie de todo. As circulares são um veneno para a vida das pessoas muito ocupadas.

7. Não fique zangada se não receber uma resposta imediata. Todos têm o seu horário próprio. Se for muito urgente, agarre no telefone e fale.

8. Não tente tratar de um assunto preocupante via e-mail. Seja corajosa e vá falar pessoalmente com as pessoas ou telefone-lhes. Os problemas resolvem-se mais depressa e em privado, se for necessário, e não terá pesadelos sobre o que a espera na sua caixa de correio de e-mail na manhã seguinte.

9. Verifique o endereço dc e-mail cuidadosamente antes de enviar uma mensagem. Esteja atenta.

10. Não escreva nada num e-mail que não deseje que o seu patrão saiba. A maioria das empresas monitorizam-nos e os tipos da cave frequentemente recebem ordens para os armazenar durante um determinado período de tempo. Por vezes os computadores das empresas estão programados para detetar palavras menos próprias e conversas anti-empresa, por isso tenha cuidado.

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88 Lembro me de ti - Eu lembro-me de ti...

Eu lembro-me de ti…

Manter um registo de acontecimentos importantes vai valer-lhe muitos pontos entre amigos e familiares. Aniversários, passagem de exames, etc. devem ser celebrados com um cartão de parabéns.

Algumas pessoas são naturalmente maravilhosas e organizadas – guardam um fornecimento de emergência de cartões na mesa-de-cabeceira e um molho de selos na mala. Há outros que precisam de ajuda. Eis algumas sugestões:

1. Quando comprar a agenda para o próximo ano no final de Dezembro, transfira todas as datas imediatamente. Não vai lembrar-se delas se as guardar na memória.

2. Admita falta de memória (ou finja que perdeu a sua agência). Num dia calmo no trabalho, envie e-mails a todas às pessoas importantes para si perguntando-lhes a morada, a data de aniversário e acontecimentos especiais. Só lhes demora um segundo a responder. Depois faça uma lista e anexe-a imediatamente à sua agenda ou copie-a.

3. Peça emprestado a organizada agenda da sua mãe ou de um amigo e roube o trabalho árduo deles.

4. Peça a amigos para escreverem as datas dos seus aniversários e para as enviarem para o seu telemóvel e coloque um alarme para saber em que dia são – pode não enviar o cartão a tempo, mas pelo menos pode telefonar ou enviar uma mensagem logo de manhã com os seus cumprimentos.

5. Se tem dinheiro, contrate uma empresa de organização pessoal. Elas são cada vez mais comuns e podem encontrar-se nas listas telefónicas. Não só compram e enviam cartões e presentes em seu nome como também se encarregam de contas, despesas e tarefas domésticas.

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95 Como deixar mensagens - Como deixar mensagens

Como deixar mensagens

Muitas pessoas assustam-se com o bip do atendedor de chamadas e desligam automaticamente em vez de deixar uma mensagem intervalada de silêncios e vacilações sobre o que dizer a um amigo ou, pior, a um cliente. Não há necessidade. Lembre-se do seguinte:

♦ Todos soamos de forma estranha em atendedores de chamadas, por isso não se preocupe com o seu tom ou pronúncia.

♦ Ninguém está a analisar o que está a dizer, espera apenas pela mensagem básica.

♦ Seja breve, pois não deseja ser interrompida a meio de uma frase.

♦ Vá direta ao assunto. Se entrar em pânico e não conseguir pensar, diga só o seu nome, a hora a que ligou e o número de telefone.

♦ Se for uma pessoa que conheça bem, não se preocupe em ser formal – fale como se estivesse frente a frente com a pessoa.

♦ Não deixe uma mensagem rude ou pessoal num atendedor de chamadas. Pode haver alguém que a oiça antes da pessoa a quem era destinada a mensagem. Da mesma forma, não diga: “Estou a ligar para saber novidades do teu encontro escaldante”, não vá a mãe da sua amiga entrar e ouvir.

♦ As mensagens por vezes perdem-se ou ficam distorcidas, por isso, se não lhe responderem dentro de 24 horas, telefone novamente. Não vai parecer desesperada.

♦ Não deixe dez mensagens no espaço de uma hora. Dê tempo à pessoa para verificar o atendedor.

♦ Não minta se está a ligar de algum local onde não devesse estar. O seu destinatário pode ouvir um anúncio de comboio ao fundo ou verificar o número de onde ligou.

♦  Deixar mensagem pode ser bom se quiser lembrar alguém de algo mas sem desejar ficar muito tempo ao telefone na conversa. Deixe uma mensagem enquanto a pessoa está a trabalhar, etc.

♦ Pratique deixando mensagens para si própria. Pode afinar o seu discurso e lembrar a si mesma que tem de levar o equipamento da ginástica no dia seguinte.

♦ Enquanto estamos a falar de etiqueta em mensagens, anote sempre as suas próprias mensagens cuidadosamente. Se está ao telefone com alguém e não tem uma caneta à mão, seja franca e peça para lhe telefonarem mais tarde.

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99 Faxes da vida - Faxes da vida

Faxes da vida

Lembra-se dos faxes? Ocasionalmente ainda lhe podem pedir para enviar um, por isso verifique sempre como funcionam as máquinas de fax e onde ficam quando se muda para uma nova empresa. Se alguém pede um fax, não diga: “É um e-mail ou nada, seu dinossauro”. Algumas pessoas preferem faxes e as pilhas de papéis que acarretam.

Se possível, quando envia um fax, use papel com cabeçalho já impresso e imprima o número de folhas enviadas e o nome a quem é destinado de forma legível. Os faxes são mais formais que os e-mail ou os memorandos – devem incluir a data, os seus contactos e assinar “atentamente2 (se se conhecem) ou “com afecto” (se já se encontraram algumas vezes). Verifique se recebe a confirmação de envio ou telefone de seguida para se certificar que chegou ao seu destino.

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94 Não fale - Não fale

Não fale

Um telefonema antes ou depois de uma determinada hora pode provocar medo nos corações mais fracos, por isso pense antes de levantar o auscultador…

1. Antes das 8 horas da manhã.

2. Depois das 22 horas.

3. Telefonar para uma casa onde sabe que alguém é doente ou idoso.

4. Telefonar para uma empresa fora das horas de serviço – sentir-se-á frustrada com o atendimento do segurança.

5. Para o telemóvel de alguém que estiver no estrangeiro – apesar de ser você a fazer o telefonema, eles podem ter de pagar uma exorbitância pela taxa de ligação.

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